Makalah Rencana dan Perencanaan di Dalam Manajemen

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Setiap organisasi perlu melakukan perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya. Baik perencanaan kegiatan, perencanaan produksi, maupun perencanaan anggaran. Perencanaan merupakan proses dasar bagi sebuah organisasi umtuk memilih sasaran dan menetapkan cara mencapainya.

Perencanaan sangat diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan, baik kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan masyarakat.

Perencanaan merupakan tahap paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih menghandalkan prosedur yang rasional dan sistematis’

Perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan yang telah ditetapkan di dalam perencanaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain tidak akan dapat berjalan.

1.2. Rumusan Masalah

Berikut ini adalah rumusan masalah dari makalah ini

Apa definisi dari rencana dan perencanaan ?
Apa tujuan dibuatnya sebuah perencanaan ?
Apa batasan-batasan dari perencanaan ?
Apa saja unsur-unsur yang terdapat dalam perencanaan ?
Bagaimana sifat rencana yang baik ?
Bagaimana proses dalam pembuatan perencanaan ?
Bagaimana sifat-sifat dalam pembuatan rencana
Apa saja jenis-jenis dari perencanaan ?

1.3. Tujuan

Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk :

Mengetahui pengertian dari rencana ataupun perencanaan
Mengetahui tujuan dari sebuah perencanaan
Mengetahui batasan dalam pembuatan perencanaan
Mengetahui apa saja unsur yang ada dalam perencanaan
Mengetahui sifat-sifat dari perencanaan
Mengetahui bagaimana cara proses pembuatan rencana
Mengetahui jenis-jenis dari perencanaan

BAB II PEMBAHASAN

2.1. Pengertian

Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar (Fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan, controling pun harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidak pastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.

Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli :

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakaan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program, dari alternatif yang ada.

G.Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Lois A. Allen

perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Billy E. Goetz

Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif.

2.2. Tujuan Perencanaan

Tujuan dari pembuatan perencanaan adalah sebagai berikut :

perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakaan-kebijakaan, prosedur, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif untuk mencapai tujuan.
bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.
satu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.
kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara teratur dan bertujuan.
memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.
perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.
perencanaa merupakan usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.
perencanaan membantu peningkatan daya daya guna dan hasil guna organisasi.

2.3. Batasan Perencanaan

Menurut Newman : perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done (perencanaan merupakan memutuskan di depan apa yang akan dilaksanakan).

Menurut A.Allen : planning is the determination of course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan tentu saja tindakan untuk mencapai suatu hasil diinginkan)

Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan adalah memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : What (apa), Who (siapa), When (kapan), Where (dimana), Why (kenapa) dan How (bagaimana).

2.4. Unsur Perencanaan

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut sebagai unsure-unsur perencanaan, yaitu :

Tindakan apa yang harus dikerjakan
Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
Dimana tindakan tersebut dilakukan
Kapan tindakan tersebut dilakukan
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut

2.5. Sifat Rencana yang Baik

Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat berikut ini :

Pemakaian kata yang sederhana dan jelas, mudah dipahami oleh yang menerima sehingga menghilangkan penafsiran yang berbeda-beda.
Fleksibel, yaitu dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya. Bila ada perubahan kondisi, maka tidak semua rencana harus dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku terhadap keadaan dan orang.
Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya. Setiap rencana harus ada dalam perimbangan
Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan
Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi

2.6. Proses Pembuatan Perencanaan

Dalam pembuatan perencanaan yang baik terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan seperti berikut ini :

1. Menetapkan tugas dan tujuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuaannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh

2. Observasi dan analisa

Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi), bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang akan digunakan

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besarnya biaya yang dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesa

Sintesa yaitu alternative yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan tersebut tidak mungkin diambil salah satu saja, sebab setiap kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

2.7. Sifat Pembuat Rencana

Bahwa salah satu fungsi manajer adalah membuat rencana bukan berarti manajer yang bertanggungjawab kepada keadaan dan pembuatan rencana tsb, sebab tugas manajer bukan hanya membuat rencana saja, tapi dia harus memikirkan bagaimana agar perusahaan atau organisasinya dapat terus berlangsung. Pembuatan rencana dapat ditugaskan kepada :

1. Panitia Perencanaan

Dalam organisasi dan perusahaan biasanya tugas perencanaan bukan merupakan tugas rutin, agar terdapat pelaksanaan rencana perlu dijalin kerjasama dengan dibentuknya sebuah panitia perencanaan yang berfungsi membuat perencanaan. Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2. Bagian Perencanaan

Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsure perwakilan suatu bagian dalam organisasi.

3. Tenaga Staff

Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada 2 kelompok fungsional, yaitu :

Pelaksana, tidak disamakan dengan pemimpin, yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
Staf (pemikir), yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna

2.8. Jenis-Jenis Perencanaan

Cara yang paling populer untuk untuk menggambarkan rencana organisasi adalah dalam istilah secara mendalam (strategis versus oprasional), jangka waktu (jangka pendek versus jangka panjang), spesifikasi (arahan versus spesifik), dan frekuensi penggunaan (sekali pakai versus siaga). Seperti yang ditunjukan pada Peraga 7-1, jenis-jenis rencana tersebut tidak independen. Artinya, rencana strategis biasanya bersifat jangka panjang, memberi arahan, dan digunakan satu kali, sementara rencana oprasional biasanya bersifat jangka pendek, spesifik, dan siaga. Apakah yang termasuk dalam masing-masing?

Rencana strategik adalah rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi. Rencana yang meliputi area oprasional tertentuu organisasi disebut sebagai rencana oprasional. Kedua jenis rencana tersebut berbeda karena rencana strategik bersifat luas, sementara rencana oprasional lebih sempit.

Jumlah tahun yang digunakan untuk mendefinisikan rencana jangka pendek dan jangka panjang telah berkurang karena ketidakpastian lingkungan. Jangka panjang diartikan lebih lama dari tujuh tahun, dan anda akan mulai menghargai betapa sulitnya bagi manajer untuk membuat rencana jauh ke depan. Rencana jangka panjang didefinisikan sebagai rencana yang mempunyai jangka waktu lebih dari tiga tahun. Sementara rencana jangka pendek adalah yang berjangka waktu kurang dari satu tahun. Sedangkan rencana yang berbeda diantara periode waktu disebut rencana menengah. Walaupun klasifikasi waktu ini cukup umum, sebuah organisasi dapat menggunakan jangka waktu yang diinginkannya.

Secara intuitif, terlihat bahwa rencana spesifik lebih disukai ketimbang rencana arahan, atau panduan longgar. Rencana spesifik adalah rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi. Rencana itu mempunyai tujaun yang didefinisikan secara jelas, sehingga tidak ada ambiguitas dan tidak ada masalah dengan kesalahpahaman. Sebagai contoh, manajer yang mencari cara untuk meningkatkan output kerja unitnya sebesar 8 persen selama periode 12 bulan mengkin akan menetapkan prosedur spesifik, alokasi anggaran, dan sebuah aktivitas untuk mencapai tujuan tersebut.

Namun, bila ketidakpastian begitu tinggi dan manajer harus fleksibel agar dapat merespons perubahan yang tak terduga, rencana arahan lebih disukai. Rencana arahan (directional plans) adalah rencana fleksibal yang menentukan panduan umum. Rencana itu memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer pada tujuan spesifik atau serangkaian tindakan

Daftar Pustaka

Bitarhttps: https://seputarilmu.com/2018/12/pengertian-perencanaan-dan-rencana-dalam-manajemen.html

Purnomo, Heru. http://heru_p.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/40871/Pengantar+Manajemen+Umum.doc

Qoroa.ID

Makalah Rencana dan Perencanaan di Dalam Manajemen